Шаг 1. Заявление

 

В действующих нормативно-правовых актах не раскрыт механизм уведомления работодателя о перемене фамилии, имени, отчества. Однако согласно сложившейся практике документирования такой операции работнику следует написать заявление в произвольной форме, приложив к нему копии бумаг, подтверждающих изменение персональных данных.

 

 

<div style="text-align: left;">
 
 </div>

 <div style="text-align: left;">Шаг 2. Определяем дату</div>



 

После этого работодатель должен издать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные сотрудника. Составляется он также в произвольной форме, информация о нем заносится в журнал регистрации приказов по личному составу. В распорядительном акте следует указать старые и новые данные сотрудника, а также привести ссылку на реквизиты документов, подтверждающих перемену Ф.И.О. После этого с ним нужно ознакомить под роспись как самого работника, так и сотрудников кадровой службы и бухгалтерии.

Здесь вполне уместен вопрос: каким числом датируется приказ? Допустим, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Тогда свидетельство о заключении брака датируется днем свадьбы, а на получение нового паспорта отводится целых 30 дней после этого знаменательного события. Прибавляем время, необходимое для изготовления главного удостоверения личности - это еще как минимум 10 дней (п. п. 12, 15, 16 Положения о паспорте гражданина РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828). И получается, что вожделенные документы работодатель получит не менее чем через месяц после бракосочетания, а то и того позже - из-за нерасторопности работницы.

На практике работодатели чаще всего корректируют кадровую документацию на дату фактической подачи сотрудником заявления и копий подтверждающих документов, в том числе нового паспорта. Между тем некоторые компании предпочитают датировать приказ днем его выдачи, поскольку именно после получения этого документа на новую фамилию можно сразу откорректировать все сведения.

 

 

<div style="text-align: left;">
 
 </div>

 <div style="text-align: left;">Шаг 3. Изменить все</div>



 

Смена фамилии работника потребует внести изменения в такие документы, как:

- трудовая книжка;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- личная карточка работника (форма Т-2);

- лицевой счет (форма Т-54);

- график отпусков (форма Т-7);

- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12, Т-13);

- регистр налогового учета по НДФЛ;

- карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также страховых взносов.

Поправки в трудовую книжку вносятся в соответствии с требованиями п. п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69. Корректировке подлежат сведения, отраженные на титульном листе и на внутренней стороне обложки. При внесении изменений в персональные данные работника на титульном листе зачеркивается одной чертой старая запись и делается новая. Заполняя внутреннюю сторону обложки, нужно сослаться на документ, подтверждающий смену персональных данных, его номер и дату, после чего новая информация заверяется подписью уполномоченного лица организации и печатью (основной или кадровой службы). Соответствующие поправки вносятся также в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форма Т-2) прописана в Указаниях по применению и заполнению данной формы (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Старая фамилия (имя, отчество) и реквизиты прежнего паспорта зачеркиваются одной чертой, а рядом указываются дата исправления и новые сведения, заверенные подписью уполномоченного лица. Документ, на основании которого внесены изменения, целесообразно указать в разделе "Дополнительные сведения".

Аналогичным способом можно воспользоваться при корректировке лицевого счета (форма Т-54, если он ведется на бумажном носителе), графика отпусков (форма Т-7), а также табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12, Т-13).

Налоговый регистр по НДФЛ и карточка индивидуального учета сумм начисленных страховых взносов, как правило, ведутся в электронном виде, поэтому исправления вносятся сразу в бухгалтерскую программу.

 

 

<div style="text-align: left;">
 
 </div>

 <div style="text-align: left;">Шаг 4. Менять или дополнять</div>



 

Теперь дошла очередь до трудового договора, который в обязательном порядке содержит Ф.И.О. и паспортные данные работника. Вот только вопрос, нужно ли составлять дополнительное соглашение для изменения этих сведений, остается открытым. Сложность в том, что действующими правовыми актами эта проблема не урегулирована, а эксперты по-разному трактуют одни и те же положения закона.

В силу ст. 57 Трудового кодекса в контракте обязательно указываются фамилия, имя, отчество работника, а также сведения о документах, удостоверяющих его личность. В случае если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения или условия, то первые вносятся непосредственно в текст документа, а вторые определяются приложением к соглашению. Кроме того, в ст. 72 ТК говорится, что дополнительное соглашение оформляется только при изменении условий трудового договора.

Базируясь на этих нормах, некоторые специалисты утверждают, что в рассматриваемой ситуации дополнительное соглашение заключать не нужно. Ведь фамилия, имя, отчество, а также паспортные данные относятся к сведениям. И недостающие данные вносятся непосредственно в текст договора.

Вместе с тем есть и сторонники иной точки зрения. По их мнению, анализируемые положения касаются внесения в трудовой договор недостающих сведений. Однако в рассматриваемой ситуации речь идет об изменении персональных данных. Значит, правильнее не вносить их в контракт, а составить дополнительное соглашение.

На практике некоторые кадровики применяют одновременно оба способа.

 

 

<div style="text-align: left;">
 
 </div>

 <div style="text-align: left;">Шаг 5. Сообщить и заменить</div>



 

Перемена фамилии, имени или отчества работника влечет замену страхового пенсионного свидетельства. Для этого кадровик должен подать в отделение ПФР соответствующее заявление, подписанное работником, и опись документов (формы АДВ-2 и АДВ-6, утвержденные Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п). В течение недели новый документ выдается сотруднику, который должен расписаться в сопроводительной ведомости. Далее в месячный срок после получения свидетельства работодатель должен вернуть в отделение ПФР ведомость (п. п. 14, 17, 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Постановлением Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н).

Для замены полиса ОМС работник должен самостоятельно обратиться в страховую медицинскую организацию в течение одного месяца со дня изменения фамилии (п. 2 ст. 16 Федерального закона от 29.11.2010 N 326-ФЗ "Об обязательном медицинском страховании в РФ", п. 52 Правил обязательного медицинского страхования, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 N 158н).

Также обладателю новой фамилии придется самостоятельно обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства, чтобы поменять свидетельство ИНН. При этом сам ИНН не изменится (п. 16 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@, зарегистрировано в Минюсте России 14.08.2012 N 25183).

 

 

<div style="text-align: left;">
 
 </div>

 <div style="text-align: left;">Шаг 6. Центральный аппарат</div>



 

Если персональные данные поменялись у главбуха или руководителя фирмы, то помимо всего сказанного необходимо учитывать также следующую специфику.

Генеральный директор вправе действовать от имени организации без доверенности. Сведения о нем содержатся в ЕГРЮЛ. Ранее при смене фамилии руководителя организация обязана была в трехдневный срок сообщить об этом в регистрирующий орган. Однако с 1 июля 2011 г. этот порядок существенно поменялся. Теперь эта обязанность возложена на органы ФМС России (п. п. 4 и 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ). Если же директор является одновременно учредителем фирмы, то юристу предстоит внести соответствующие поправки в учредительные документы.

Существенным моментом является замена карточки с образцами подписей и оттиска печати в банке, которую также нужно осуществить при изменении личных данных лица, заявленного в банковском документе (п. п. 7.12, 7.13, 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)"). Обычно срок, в течение которого нужно уведомить кредитную структуру, оговаривается в договоре банковского счета.

 

<div style="text-align: left;">
 
</div>

<div style="text-align: left;">Источник: Журнал "РАСЧЕТ"</div>

Автор материала

Яна Лазарева

Заместитель руководителя отдела бухгалтерского и налогового консалтинга

Все статьи эксперта

Задать вопрос

Комментарий эксперта

Если вы – представитель СМИ и вам требуется комментарий эксперта, пожалуйста заполните форму.

Запросить комментарий

Материалы для СМИ

Подпишитесь
на новости

Получайте самые актуальные публикации из новостной ленты