Аудит закупочного процесса: проверка процесса отбора поставщиков и формирование регламента закупок

Клиент

Крупный зарубежный производитель автомобилей

Ситуация

Клиенту – одному из лидеров мировой автомобильной промышленности – потребовалось проведение аудита процесса закупок и независимого расследования наличия фактов недобросовестного поведения со стороны поставщиков и подрядчиков.Отсутствие прозрачной системы взаимодействия с контрагентами поставило под угрозу финансовую безопасность компании, а также увеличивало ответственность топ-менеджмента в части «слепого» утверждения поставщиков. В компании отсутствовала политика отбора поставщиков и их оценки. Отсутствие отдела внутреннего контроля затруднило реализацию задач собственными силами, поэтому клиент обратился к экспертам Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ». Стоит отметить, что данная услуга носила элементы форензика.

Форензик – это комплекс услуг по выявлению махинаций и повышению безопасности бизнеса. Комплекс услуг в рамках противодействия мошенничеству и защиты бизнеса требует разработки особой методологии и глубокой экспертности в части управления рисками, а также в области законодательства.

Особенности проекта

Фрагментированное делопроизводство. Проекты состояли из нескольких договоров, где привлекались различные подрядчики.

Условия сотрудничества документировались в почте и мессенджерах, что влекло большие финансовые и юридические риски.

Решение

Для реализации проекта была сформирована экспертная команда под общим управлением руководителя проекта, в которую вошли четыре консультанта, два бизнес-аналитика и маркетолог. Эксперты определили 2 ключевых исследования для выявления основных рисков:

Анализ закупочного процесса в разрезе контрольных точек и процедур;
Проведение анализа ретроспективной базы договоров с поставщиком

методом выборочного анализа для выявления закономерностей и наличия

рисков или переплат в отдельных проектах.

В результате эксперты практики Управленческого консалтинга выявили ряд причин, которые привели Клиента к нестабильному положению:

Неэффективная система управления процессом закупок;
Отсутствие выстроенных политик и процедур взаимодействия с контрагентами,

которые транслируются в подразделения головных компаний;
Отсутствие прозрачной системы отбора поставщиков;
Утверждение руководством проектов де-факто (проекты могли быть уже выполнены, либо быть в активной стадии реализации).

В процессе второго этапа реализации проекта – проведения процессуального аудита - сотрудники компании Клиента нередко уходили от ответа, что замедляло и затрудняло поиск ключевых причин несовершенства процесса. Однако в силу опыта специалистов и обширной базы бэнчмарков данная информация не являлась критичной.

Вас проконсультирует

Владимир Поклад

Руководитель практики Управленческого консалтинга

Задать вопрос

Результат

Данные, полученные в результате проведения независимого расследования и аудита отдела закупок, позволили разработать эффективный регламент по отбору и утверждению поставщиков и подрядчиков, а также учету информации о потенциальном сотрудничестве.

По итогам проекта Клиент получил разработанный регламент. Далее сотрудничество продолжилось в рамках автоматизации данного процесса.

Новая система качественного отбора поставщиков позволила компании уменьшить расходы на 20%, а также снизить финансовые риски и обеспечить уверенность в безопасности компании.

20%

Уменьшение расходов на поставщиков

Вас проконсультирует

Владимир Поклад

Руководитель практики Управленческого консалтинга

Задать вопрос

DelProf_Презентация практики Финансового консалтинга.pdf PDF, 2.89 Mb

DelProf_Презентация услуги Аудит закупок PDF, 2.11 Mb

Скачать публикацию PDF, 0.12 Mb